Über 100 Tage ist Carsten Wolff im Rahmen des Interim-Managements der Verwaltung des Kirchenkreises jetzt als Geschäftsführer tätig. Sein Ziel lautet: eine interne und externe kommunikative, serviceorientierte und funktionierende Verwaltung aufzubauen. Zeit, Carsten Wolff zu fragen, welche ersten Schritte der Umstrukturierung er mit den Mitarbeitenden schon gegangen ist.

Mit welchem Bereich haben Sie angefangen?
Mit der Buchhaltung. Wir sind dabei, Finanzbuchhaltung und Bilanzbuchhaltung zusammenzulegen. Wenn Bilanzbuchhalter:innen und Finanzbuchhalter:innen zusammensitzen, ist die Kommunikation zwischen ihnen viel besser und effektiver, als wenn sie über zwei Stockwerke verteilt sind und sich eine E-Mail schicken. Ich möchte, dass sie an einem Tisch sitzen, wenn sie eine Gemeinde bearbeiten, und voneinander lernen.

Mitarbeitende der Bilanz- und Finanzbuchhaltung haben vor der Umstrukturierung nicht immer dieselben Gemeinden betreut, das heißt: da werden sich Zuständigkeiten ändern. Wie gehen Sie mit den Ängsten der Mitarbeiter:innen vor Veränderung um?
Angst fängt man durch transparente Kommunikation auf, indem wir die Menschen mitnehmen und mit ihnen reden. Nach der Entscheidung, Bilanz- und Finanzbuchhaltung zusammenzulegen, habe ich in einem großen Meeting mit allen Mitarbeiter:innen den Prozess erklärt und ermuntert, Fragen zu stellen. Mit den Leitungen für die einzelnen Teams diskutiere ich, wie die Zusammenlegung der beiden Bereiche konkret aussehen kann. Bei meiner allmorgendlichen Runde durchs Haus, lassen sich viele Themen auf kurzem Weg ansprechen. Außerdem ist meine Bürotüre offen, ich bin ansprechbar für die Mitarbeiter:innen.

Einer Ihrer angewandten Grundsätze in der Zusammenarbeit lautet: Telefonieren geht vor Mailen. Warum?
Das persönliche Gespräch steht für mich an erster Stelle, dann kommt das Telefonat und dann die Mail. Wenn ich mit Menschen spreche, dann fange ich auch die persönlichen Empfindungen auf und kann auf die Ängste und Bedenken eingehen. Natürlich ist es so, dass man Sachen dann nicht schriftlich und somit keinen Beweis hat. Ich bilde mir ein, dass die Menschen sich auf mein Wort verlassen können. Wenn es um etwas sehr Wichtiges geht, kann man etwas im Nachgang zum Gespräch per Mail bestätigen, dann ist es auch abgesichert.

Gibt es weitere Vorteile, wenn die Mitarbeiter:innen mehr persönlichen Kontakt haben?
Es entsteht mehr Vertrauen zwischen ihnen. Ich habe in meinem Leben gelernt: Es arbeiten nicht Unternehmen, nicht Schnittstellen, nicht Computer zusammen, sondern immer Menschen. Und deren Eigenschaft ist zu sprechen und zu hören. Telefonieren geht schneller, wenn ich an der anderen Leitung jemanden erreiche. Eine Mail kann auch einmal 14 Tage liegen bleiben.
Ein weiteres, neu eingeführtes Werkzeug ist die Matrix. In ihr werden Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten festgelegt.

Wie kommt das bei den Mitarbeitenden an?
Meine Erfahrung ist, dass Rollen und Verantwortlichkeiten in der Zusammenarbeit festgelegt werden müssen, weil Verantwortung nicht teilbar ist. Wenn zwei oder drei Leute für eine Aufgabe verantwortlich sind, dann passiert sehr schnell, dass einer auf den anderen zeigt, wenn etwas nicht erledigt worden ist. Vor dem Hintergrund habe ich ein altes Werkzeug rausgeholt, die Matrix.
Eingesetzt wird die RACI-Matrix – abgeleitet von den Anfangsbuchstaben der englischen Begriffe Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Dabei werden Aufgaben auf der Senkrechten eingetragen und auf der Waagerechten werden die Stellen eingetragen und dann werden die Buchstaben gesetzt: R für verantwortlich, A für Ausführende, C für eine Person, die unterstützt, und I ist die zu informierende Person, das betrifft meistens mich. Auf diese Weise können wir die Abwicklung von Prozessen, zum Beispiel das Haushaltsbuch, eine Schönheitsreparatur in der Pfarrwohnung oder einen Versicherungsfall im Immobilienteam, ganz klar festlegen. Alle – auch neue Mitarbeier:innen – haben Zugriff die RACI-Matrizen und können sehen, wer welche Aufgabe hat. Auf diese Weise können wir 95 Prozent der Fälle bearbeiten. Die letzten fünf Prozent müssen individuell gelöst werden. Wir hoffen, dass sich der Prozess damit qualitativ verbessert. Wir sind ja Dienstleister.

Können die Mitarbeiterinnen an diesem Plan selbst mitwirken und ihre Aufgabe definieren?
Ja. Für jedes Thema benötigen wir in der Regel zwei Meetings, zu denen ich einlade. Bei einem Treffen ordnen sich die beteiligten Personen den jeweiligen Aufgaben selbst zu. Die Matrix wird dann an das jeweilige Team verschickt und bei einem zweiten Treffen die finale Version erstellt.

Sie haben den Jour fixe einmal in der Woche eingeführt. Wozu dienen diese Treffen?
Mit den einzelnen Teamleitungen sprechen wir operative Themen durch. Manchmal dauert es fünf Minuten, manchmal auch eine Stunde. Alle Teamleitenden werden einmal im Monat in einer großen Konferenz informiert. Und danach informiere ich alle Mitarbeitenden über die gleichen Themen. Was läuft gerade bei uns und was steht an Veränderungen an?
Verändert haben sich die Bezeichnungen in der Verwaltung. Bislang hatten wir Bereichs- und Sachgebietsleitende. Und jetzt?
Für Leitende von Bereichen ist das „Unternehmen“ zu klein, deshalb haben wir eine Verschlankung der Strukturen vorgenommen. Es gibt jetzt nur noch Teamleitende und Teams bei der Buchhaltung, dem Gemeindedienst, beim Personal und den Immobilien.
Sie laden regelmäßig Pfarrerinnen und Pfarrer sowie Mitarbeiter:innen der Kirche zu einem „Kundenforum“ ein. Manche irritiert der Begriff „Kunde“.

Mich fragte vor kurzem ein Pfarrer: Wie kommst du auf die Idee, mich Kunde zu nennen?
Meine Antwort: Ich bin Dienstleister und du beziehst Dienstleistungen von mir, also bist du mein Kunde, du bezahlst mich. Man muss mit seinen Kund:innen ins Gespräch kommen.

Wozu dient das Forum genau?
Ich möchte eine interne und extern kommunizierende Organisation haben. Ich biete ein Forum, in dem unsere Kund:innen mit uns sprechen können. Und ich will der Verwaltung ein Gesicht geben, damit schaffen wir Akzeptanz und Wertschätzung. Wir haben darüber hinaus alle Kirchengemeinden angeschrieben und ein persönliches Gespräch mit mir vor Ort angeboten – je nach Wunsch auf eine Tasse Kaffee mit dem Pfarrer bis zum Bericht im Presbyterium über unsere Arbeit in der Verwaltung. Sieben Gemeinden haben schon einen Termin vereinbart. (Stand Mitte Oktober 2021). Mit den Referaten im Haus der Kirche, in denen es Schnittstellen und Anknüpfungspunkte mit der Verwaltung gibt, zum Beispiel beim Posteingang und den Hausdiensten, bin ich auch im Gespräch.

Was planen Sie als Nächstes?
Ab November nehmen wir uns das Thema „Digitalisierung“ vor, weil unsere Prozesse an einigen Stellen noch wie aus dem letzten Jahrtausend erscheinen. Die Standardprozesse werden wir versuchen, digital abzubilden. Da geht es um Rechnungen und Rechnungsbegleichung, um Buchhaltung, rechnerische und sachliche Prüfung. Das wird ja alles noch mit Stempel und Unterschrift gemacht. Ich bin kein Ankündigungsmanager. Deshalb möchte ich mich dazu jetzt noch nicht weiter äußern.

Wie zufrieden sind die Mitarbeiter:innen mit den Veränderungen, fragen Sie das ab?
Ja, eine anonymisierte Befragung ist für das Frühjahr 2022 vorgesehen. Vor Beginn des Umstrukturierungsprozesses ist viel Unmut der Mitarbeiter:innen dokumentiert worden. Im Rahmen der Studie durch Sopra Steria zur Organisationsentwicklung wurden 38 Problemfelder in der Verwaltung ermittelt. Im Rückblick möchten wir wissen: Was hat sich verändert? Was hat das gebracht?

Wo sehen Sie den Unterschied zu einem Wirtschaftsunternehmen?
Hier ist man sehr viel stärker in regulierten Prozessen und Vorgaben eingebunden. Wir haben zum Beispiel ein Verwaltungsstrukturgesetz, einen BAT-KF-Tarif. Solche Dinge gibt es in der freien Wirtschaft nicht. Da ist man freier in der Gestaltung. Es hat Vor- und Nachteile. Ich versuche, aus beiden Welten das Beste miteinander zu kombinieren. Ich bringe die Erfahrung aus der freien Wirtschaft mit, und ich finde hier Sachen vor, die ich gut finde.

Das Schlusswort gehört Ihnen.
Ich arbeite hier extrem gern. Ich habe Freude an der Aufgabe und an den Menschen.

Das Interview führte Ulrike Karpa

2021-11-18T14:56:31+01:0015. November 2021|